Vieraskolumnit

Vinkit etätyön johtamiseen ja tekemiseen

Olemme siirtyneet Suomessa nopeasti laajaan etätytön malliin. Kun työ- ja elinkeinoministeriö kutsui minut selvittämään paikkariippumattoman ja monipaikkaisen työn lisäämistä elinkeinoministerin vastuulla olevissa organisaatioissa, emme tienneet, millaisessa tilanteessa olemme nyt.

Selvitykseni lähti taittoon viikko sitten. Sen jälkeen etätyöstä on tullut koronaviruksen vuoksi monilla työpaikoilla pääsääntö.

Tehtävänäni oli myös selvittää, mitä monipaikkaisuuden nykyistä laajempi käyttöönottaminen edellyttäisi johtamiselta ja mitä tukea siihen tarvittaisiin. Olen koonnut tähän kirjoitukseen vinkkejä etätyöntekijöille ja etätyötä johtaville.

Yhteisten pelisääntöjen sopiminen koetaan paikkariippumattoman työn johtamisessa tärkeäksi. Käytännöt, viestintätavat, tavoitettavuus, laadun ja tulosten mittaaminen ovat avainasemassa. Johtaminen perustuu luottamukseen ja siihen, että on selkeät tehtävät ja odotukset.

Etätyön johtaminen vaatii johtajalta uutta tapaa ajatella.

Työntekijöillä voi olla hyvin erilainen aikaisempi etätyökokemus. Tehtäväsi on tukea ja auttaa eri kokemustasoilla olevia työntekijöitä mahdollisimman hyvin. Näytä itse esimerkkiä.

1. Laadi työntekijän tai tiimin kanssa tavoitteet, jotka etätyöjakson aikana tulee saavuttaa.

2. Laadi aikataulu ja mieti toimintatavat siihen, miten käytte etätyöjakson aikana tavoitteiden toteutumista läpi ja suuntaatte toimintaa.

3. Valitse välineet, joiden kautta olette yhteydessä ja varmista, että ne toimivat.

4. Muista yksilöllisyys johtamisessa. Kaikilla ei ole samanlaisia valmiuksia. Ole valmis myös itse oppimaan.

5. Luo uusia toimintamalleja. Voit kokeilla asioiden toimivuutta. Pidä vaikka johtoryhmän säännölliset aamukahvit etänä.

Paikkariippumattoman työn ja etätyön joustavampaan käyttöön liittyy aina myös riskejä. Tällainen on muun muassa työntekijän eristäytymisen tunteen lisääntyminen. Riskeihin voidaan varautua hyvällä suunnittelulla ja poistaa niitä hyvällä johtamisella ja hyvillä sähköisillä työalustoilla.

Henkilöstöltä vaaditaan etätyössä oman työn johtamisen taitoja.

1. Saat työpäivään rakennetta, kun kirjaat aamulla lyhyesti, mitä aiot sen päivän aikana tehdä. Tarkista lounaan aikaan, mitä olet saanut aikaiseksi ja suuntaa iltapäivän töitä. Päivän päätteeksi kirjaa, miten meni ja suunnittele tulevaa päivää.

2. Työtiimille sopii myös yhteinen aamupalaveri, jossa käydään lyhyesti läpi päivän tavoitteet. Etätyössä on vaara jumiutua koneen ääreen, vaikka normaali työpäivä on ohi. Tässä voi auttaa, kun sopii työkaverin kanssa etäpalaverin ennen töiden päättämistä ja käy yhdessä läpi päivän aikaansaamiset.

3. Muodosta hyviä rutiineja, joilla työpäivään tulee taukoja. Huolehdi terveellisestä lounaasta. Työpäivään voit sisällyttää pienen kävelyn tai urheilusuorituksen, jos olet tottunut urheilemaan lounaan aikana.

4. Älä jää sähköisten välineiden orjaksi. Puhelin, sähköposti ja muiden kanavien keskeytykset voivat häiritä keskittymistä. Sopikaa työpaikan kanssa, mitä välinettä käytetään nopeaan viestimiseen. Myös puhelimella soittaminen ja videopuhelut kannattaa ottaa tehokäyttöön.

5. Kokeile ja ehdota uusia työskentelytapoja. Nyt jos koskaan on mahdollisuus uudistaa käytänteitä.

Henkilöstöhallinnolla on merkittävä rooli siinä, millaiseksi tämä laaja etätyömallin kokeilu muodostuu.

Henkilöstöhallinnolla on kolme tärkeää tehtävää: antaa johtajille tukea etätyön johtamiseen, järjestää henkilökunnalle nopeasti tarvittavaa koulutusta itsensä johtamiseen etätyössä sekä mitata ja seurata paikkariippumattoman työn vaikutuksia työhyvinvointiin aktiivisesti.

Henkilöstöltä vaaditaan etätyössä oman työn johtamisen taitoja.

Lue lisää