Sähköinen arkisto siirtää kilometrien paperijonot historiaan

Ennen sähköistä arkistoa tukihakemuksia, niiden liitteitä ja tukipäätöksiä kuljetettiin pakettiautoilla EU-viranomaisten tarkastettavaksi. Kuva: Jukka Pasonen

Millainen hyllyerämaa syntyy arkistosta, johon kertyy vuodessa 35 hyllymetriä paperia? Jos hyllyjä on päällekkäin vaikkapa viisi, vuoden aikana kalusteista syntyisi jo seitsemän metrin jono.

Tällainen paperimäärä on kertynyt maaseudun hanke- ja yritystukijärjestelmään Hyrrään keskimäärin sen kolmena ensimmäisenä käyttövuonna – pelkästään hakemusten liitteistä. Hankehakemukset sekä myöhemmin tehtävät maksatushakemukset ovat sitten vielä erikseen.

Hyrrä on ollut käytössä nyt runsaat kolme vuotta. Tänä aikana Hyrrään on syötetty 937 000 hakemuksiin kuuluvaa liitettä, kertoo johtava tietojärjestelmäasiantuntija Timo-Jaakko Joensuu Maaseutuvirastosta.

Jos liitteet olisivat pelkkiä A4-paperiarkkeja ilman kansioita, niistä syntyisi noin 105 metriä pitkä jono.

Fyysisesti tällaista arkistoerämaata ei ole kuitenkaan enää mihinkään muotoutumassa. Hyrrä nimittäin toimii alusta loppuun sähköisesti eli hakemuksia ja niiden liitteitä ei arkistoida mihinkään paperisena.

Paperiarkiston on korvannut niin maaseudun hanke- ja yritystuissa kuin viljelijätuissakin sähköinen arkisto.

Kun sähköistä arkistoa verrataan vanhanaikaiseen paperiarkistoon, säästöä syntyy muussakin kuin fyysisessä tilassa. Myös paperien liikuttamisesta on päästy kokonaan eroon.

Tämä näkyy esimerkiksi tukivalvonnoissa.

”Kun EU:n virkamiehet tulivat ennen Suomeen tekemään tarkastusta, hakemuksia ja niiden liitteitä piti kuljettaa heidän tutkittavakseen pakettiautolla”, Joensuu kertoo.

”Nyt sama työ hoituu tietokoneen ääressä ilman, että yhtäkään paperia täytyy liikuttaa mihinkään.”